* Статията е републикуванa от Блога на Advokatami.bg.

Когато основахме pravatami.bg през 2012 г. не знаехме почти нищо на тема финанси, потоци пари, капитал, приемане на плащания, фактуриране, счетоводство, ДДС, осчетоводяване на реклама в Google и Facebook, банкови сметки и кредитни карти. Учихме в движение всички основни показатели и тактики.

Днес уверено управлявам pravatami.bg (като организация с идеална цел), Advokatami – компанията, която прави фундаментална иновация в правната индустрия, както и Havliika – високооборотен e-commerce бизнес.

По-долу ще споделя моя опит и знания по темата. Както винаги – оставам на разположение за всякакви въпроси на nenov @ advokatami.bg или чрез коментарите най-долу.

Структура на капитала

Много е грешно да стартираме бизнес с 2 лв. капитал (колкото е законовият минимум).

Защо?

Защото това означава, че фирмата има 2 лв., за да прави разходи. А всяка нова фирма има разходи. Такива са например разход за наем на помещение, разход за домейн и хостинг, разход за реклама и т.н. С 2 лв. капитал няма как фирмата да направи тези разходи и ще трябва собственикът да ги плаща от личните си средства – като физическо лице. Така тези разходи няма да се водя фирмени. Така ще стане счетоводна каша както при личните дела на собственика, така и във фирмените.

Често в такива ситуации фирми с 2 лв. капитал трябва да правят договор за заем със собственика на фирмата, за да захранват фирмата със средства. Или да правят фирмени промени и даувеличават капитала.

И двете упражнения са напълно излишни. Още повече, че ако собственикът е правил разходи от личните си средства – ще трябва отново да прави счетоводни упражнения, ако има данъчнапроверка като физическо лице от НАП.

По-добре да се стартира с реален капитал. Например – заделил съм си 1000 лв., с които искам да започна онлайн бизнес за продажба на тениски. Ще внеса всичките 1000 лв. като капитал и ще знам, че това са парите като начален капитал, с които разполагам да развия този бизнес.

Капиталът си е мой. Аз не го давам на Агенция по вписванията или на Търговския регистър. Тези 1000 лв. аз внасям в банкова сметка на бъдещата ми фирма и мога да разполагам с тях както намеря за добре. Ако ги изтегля от банката – счетоводно те ще преминат в перо “Каса” (налични пари в брой).

Когато реша какъв ще е капиталът е особено важно при процесът по регистрация на фирмата да разделя капитала на повече равни части. При ЕООД и ООД тези части се наричат дялове.

В примера с тениските аз съм едноличен собственик (ЕООД) на капитала от 1000 лв. и ще го разделя на 100 равни части по 10 лв. всяка част (100 х 10 лв. = 1000 лв. капитал).

Така аз в тази компания ще имам 100 дяла и ако след време реша да продавам части от компанията или да приема инвеститор (съдружник) – ще мога лесно да продам дялове. В практиката, хората, които регистрират сами своите фирми, чрез “бланки от нета”, правят масово тази грешка и регистрират фирми с един дял. И когато се наложи да приемат съдружник  – трябва да се правят промени във фирмата и да увеличават дялове => загуба на време и пари.

Счетоводство

Няма как да правим бизнес и да нямаме счетоводител или да не водим счетоводство. Цените на пазара не са високи и за 50-60 лв. на месец може да имаме професионалист, на който да разчитаме по тази тема. Иначе рискуваме да ни излезе по-скъпо като затънем със счетоводната документация или пък да ни глобят от НАП. В предишен мой пост даваме отговори на въпроси по темата за счетоводство. Разбира се, с развитието на бизнеса, ще се покачват и разходите за счетоводство като могат да достигнат и 500 лв. на месец.

Регистрация по Закона за ДДС

За или против? Много зависи какъв тип бизнес имаме. Ако например като бизнес правим много разходи за стоки и услуги, по които ни начисляват ДДС – може би ще е по-добре да се регистрираме. Примера с тениските: купуваме тениски от доставчик на едро и той ни начислява 20% ДДС върху цената на всяка тениска. Ако фирмата ми е регистрирана по закона за ДДС, тези 20% ще мога да си ги приспадам от вноската на ДДС, която правя всеки месец към НАП.

Ако обаче фирмата ми се занимава със софтуерни услуги, нямам интерес да се регистрирам, защото не правя големи разходи за развитието на бизнеса, а и ще трябва да начислявам +20% на клиентите ми. Т.е. по-висока цена за тях.

Повече по темата кога сме длъжни да се регистрираме и кога не сме – на тази страница.

Банкова структура

При регистрацията на фирмата съм си открил набирателна сметка в избраната от мен банка. Няколко дни след това тази сметка мога да я направя разплащателна и да я ползвам като оборотна. Добре е да имаме и още една спестовна сметка, която не е вързана с кредитни или дебитни карти. Тук търсим сигурност на средствата.

Имаме оборотна сметка, чрез която получаваме всички плащания и чрез която ние правим плащания. Имаме обаче и втора сметка, в която съхраняваме по-големи суми пари. Може ръчно всеки месец да правим транзакции, може и спрямо потоците ни пари в оборотната сметка да направим автоматичен месечен дебит за определена сума пари. Така например всеки месец банката може автоматично да прехвърля 500 лв. от оборотната сметка в спестовната сметка. Винаги когато се налага мога и да захраня оборотната сметка с пари от спестовната. (Освен ако, спестовната не е депозитна и да трябва да наруша договора за депозит.)

Задължително си правим онлайн банкиране и банкираме така, защото времето ни е ценно и не искаме да висим по опашки в клонове.

В момента ползвам три банки: Уникредит Булбанк, ДСК и ПИБ. И трите имат добро онлайн банкиране.

Как да изберем банката?

Нека месечната цена за поддръжка на сметката да не е единственият фактор.

За какво друго да гледаме?

• опциите и таксите за дебитни и кредитни карти
• лихвите по депозитите на дадена банка (ако банката дава високи лихви по депозити, значи има проблем с ликвидността и са и нужни още пари => риск за бизнеса ми при проблем с банката)
• обслужването на клиенти и видовете услуги (в процеса на правене на бизнес това ще се окаже много важно и ще сме склонни да плащаме 5 лв. повече на месец, но да си спестяваме време и пари при банкирането)

Дебитни и кредитни карти

Към оборотната сметка задължително си правим дебитна карта, с която да можем да плащаме електронно. Необходимо е за разплащания в интернет като например: хостинг, реклама в google и facebook, mailchimp и други онлайн инструменти, които допринасят за развитието на бизнеса.

Ако имаме затруднения с месечните потоци пари – може да си вържем и кредитна карта, която да дава спокойствие в месечния оборот.

Например в бизнеса с тениските – имам плащания по време на месеца за услуги, които бизнесът ползва: реклама, mailchimp и др. онлайн инструменти. В същото време приходите ми не са толкова редовни, но все пак имам. Мога да плащам разходите с кредитната карта, които след това съм длъжен да погася до 15-то число на следващия месец. Това прави 45 дни гратисен период, което е добър инструмент за баланс на потоци пари. Вместо да следя всеки път дали има достатъчно пари в оборотната сметка, за да се платят текущи разходи – ще правя това веднъж в месеца.

Приемане на плащания

Приходи и продажби. Както казва Guy Kawasaki – sales fixes everything! Трябва да има продажби! Това е най-важният критерии за качествен продукт – дали се продава. Има ли кой да плати за него?

Ок, приемаме, че има кой да плати за продукта ни. Сега целта е да преместим парите от неговия джоб – в нашия джоб.

Как?

Разделяме ги на касови и безкасови плащания.

Ако приемаме пари в брой – трябва да имаме касов апарат и да издаваме касов бон. За стартиращ бизнес това е малко натоварващо като ангажимент, а и като разход, особено за онлайн бизнес. За това, ако не продаваме нещо в реален магазин – може да избегнем касовия апарат.

На Advokatami не приемаме плащания в брой, но в същото време клиентът може все пак да плати в брой.

Имаме договор с Epay.bg, които обработват вместо нас плащанията в брой на каса на EasyPay. Отново чрез този договор, приемаме плащания и чрез банкомат, микросметка, кредитна/дебитна карта. Epay ни изплаща събраните средства по нашата банкова сметка.

Друг начин на плащане е по банков път. Разбира се – правим известие да получаваме имейл веднага щом получим приход, за да задвижим поръчката на клиента.

PayPal също е опция, като сметката в paypal се осчетоводява като сметка в чужда валута.

Какво се случва, ако сме в бизнеса с тениски и продаваме онлайн с наложен платеж?

Получавам поръчка на сайта > отивам до офис на куриер > пращам тениската с наложен платеж (без да съм сложил касова бележка в пратката) > връщам се на другия ден да си взема парите в брой. Оп! Тук сгреших и наруших закона… мога да понеса сериозни глоби от НАП, та дори да фалирам бизнеса.

Длъжни сме да издаваме касова бележка, ако изпращаме продукти с наложен платеж и събираме парите в брой от куриера.

Това можем да го преодолеем, ако сключим договор с куриера, чрез който се съгласяваме да ни изплащат парите по банков път.

Какво се случва:

пак получавам поръчка на сайта > отивам до офис на куриер > пращам тениската с наложен платеж > не се връщам до офиса, защото куриерът ми е превел сумата по банковата сметка на фирмата. В този случай, не съм длъжен да издавам касов бон.

Договори и фактуриране

Длъжен съм в срок до 5 дни, да издам фактура, ако получа плащане от юридическо лице. А от pravatami.bg знам, че юридическо лице не е адвокат или човек с юридическо образование. Юридически лица са всички фирми и организации, т.е. всичко, което не е човек, а е изкуствено, въображаемо нещо. Да, фирмата ти не съществува в реалността – тя е виртуална и изкуствено създадена от хората. :)

На физически лица (хора) се издават фактури само при поискване.

Това дали фирмата ми е регистрирана по закона за ДДС няма никаква връзка с това дали мога и дали трябва да фактурирам. Ако фирмата не е регистрирана по закона за ДДС, просто в графа ДДС пише 0.00 лв.

Полезно е да ползвам софтуер за фактуриране. За хората с Windows е лесно: Микроинвест имат безплатен софтуер. Аз съм с Mac OS и преди години ползвах ограничената и безплатна версия наIncoPos, но не бях особено доволен. Сега счетоводството ни издава фактурите. На пазара има и няколко услуги за фактуриране онлайн (в облака), но не съм ги пробвал.

100% препоръчително е да сключваме писмени договори с всички партньори и доставчици. Защото:

• при евентуален спор или недоразумение документите в писмена форма имат много тежест
• правя си следа и досие на фирмата, например след 2 г. мога да покажа документите на евентуален инвеститор или друг партньор

На Advokatami имаме десетки безплатни договори, които можете да си генерирате за всеки отделен случай – пробвайте и няма да сгрешите.

Реклама в Google и Facebook

За операциите си в Европа тези две компании са регистрирани в Ирландия. Това означава сделка за продажба на реклама между моята фирма в България и тяхната фирма в Ирландия. Това е сделка в Европейския съюз и тези две компании не ми начисляват ДДС върху дължимата сума за реклама. Аз съм длъжен сам да си го начисля, чрез протокол и да внеса ДДС-то в НАП по седалището на фирмата ми.

В случая дори няма никакво значение дали плащам като физическо лице, дали плащам от фирмата, дали фирмата ми е регистрирана по закона за ДДС.

В момента има много хора и фирми в България, при които е заложена бомба със закъснител. В един момент, по един или друг повод, в НАП ще излезе на яве, че фирмата или физическото лице, не си е спазило задължението да внесе данъка и ще последва ревизия > глоби > главоболие и нерви.

Ето защо трябва да си говорим със счетоводителя и да сме много наясно по този въпрос още в началото.

Ако фирмата ни е регистрирана по закона за ДДС — няма проблем, самоначисляваме ДДС, изравняваме и внасяме в срока. Тук 100% имаме счетоводител, който си знае работата.

Какво става, ако фирмата ни не е регистрирана по ЗДДС, но прави разходи за реклама в Google или Facebook? Два варианта:

1. Задължително се регистрира по ЗДДС върху тази особена хипотеза, самоначислява ДДС и внася ДДС.
2. Прави договор с фирма, която е регистрирана по ЗДДС и тази друга фирма плаща към Google / Facebook.

Пример по т. 2:

Искаме да платим 1000 лв. реклама в Google > фирмата партньор ни издава фактура за реклама в Google на стойност 1000 лв. + начислен ДДС = 1200 лв. > фирмата партньор плаща на Google 1000 лв. + плаща на НАП 200 лв. ДДС (или си го приспада от дължимото ДДС).

Покачваме разхода с още 200 лв., но това е законът.

Може ли да се избегне плащането на тези 200 лв.? Ако някой знае как – нека сподели.